Gobernación le apunta a contar con un sistema digital de documentos

La Gobernación de Norte de Santander, a través de la Secretaría General participó del espacio orientado –en Bogotá- por el Archivo General de la Nación sobre la Guía para la creación de Archivos Generales Territoriales. Allí se conoció el avance de la gestión documental emprendida por esta entidad gubernamental.

“Estamos apuntando a que –en lo posible- a partir del primero de septiembre de 2017, se pueda contar con un sistema digitalizado para los documentos y la correspondencia. De esta manera, cumplimos con la política de cero papel y contribuimos con el cuidado del medio ambiente”, manifestó Sonia Arango Medina, secretaria General del departamento.

Para poder lograr dicho propósito, la administración departamental –en la actualidad– se encuentra en la implementación de la gestión documental a través del programa del Sistema de Información para Entidades Públicas (SIEP).

Algunos de los beneficios corresponden a la reducción del riesgo en la pérdida de los documentos originales, la consulta fácil y rápida de los papeles por radicado, remitente, la impresión de tickets para una fácil identificación y control, y la agilidad en la radicación de entrada y asignación de correspondencia al responsable, entre otros.

Arango Medina comentó, “la importancia de participar en escenarios como los orientados por el AGN, se refleja en el apoyo que se puede brindar desde el Gobierno departamental, en la organización y aplicación de la gestión de documentos en los Municipios, Concejos, Personerías, Empresas Sociales del Estado, Entidades descentralizadas y Colegios de la región”.

Para garantizar que las entidades mencionadas cumplan con este proceso, la Gobernación de Norte de Santander y el Archivo General de la Nación tienen prevista una capacitación entre el 30 y 31 de agosto, cuya orientación será hacia los responsables de este aspecto en cada institución.